Politique de confidentialité
La Fédération Motocycliste du Québec (ci-après « FMQ », « Nous ») reconnaît l’importance d’assurer la protection des renseignements personnels qu’il recueille via son site Internet ou par tout autre moyen technologique. À ce titre, la FMQ est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient ou qu’il confie, le cas échéant, à un tiers.
Par « renseignements personnels », il convient d’entendre tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou non, de l’identifier. La présente Politique de confidentialité s’applique à toute personne qui visite le site Internet de la FMQ et utilise les différents services qui y sont présentés ou interagit avec nous par le biais de ceux-ci ou de tout autre moyen technologique.
Elle fait état de la manière dont la FMQ protège vos renseignements personnels, et ce, afin de tenir compte des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) lorsque les renseignements personnels sont détenus dans le cadre de ses activités.
Renseignements personnels que nous pouvons recueillir
Dans le cadre de nos interactions avec vous, la FMQ doit recueillir certains renseignements personnels vous concernant. Les renseignements personnels que nous recueillons sont nécessaires afin de vous offrir les services demandés. Ces renseignements varient en fonction des personnes auprès de qui ils sont recueillis :
• Auprès des membres d’associations fédérées : nom, adresse personnelle, courriel personnel, numéro de téléphone; numéro de carte de crédit afin de procéder au paiement de la cotisation annuelle;
• Auprès des clients de MotoPro FMQ : nom, adresse personnelle, courriel personnel, numéro de téléphone; numéro de carte de crédit afin de procéder au paiement de la formation et numéro de permis de conduire;
• Auprès des partenaires et annonceurs : nom, adresse, courriel, numéro de téléphone, numéro d’entreprise du Québec.
• Auprès des visiteurs du site web de la FMQ: nom, coordonnées qui nous permettent de vous contacter, renseignement nécessaire pour traiter votre demande, navigateur web, adresse IP, pages visitées et requêtes, heure et jour de connexion.
Dans la mesure où la FMQ recueille vos renseignements personnels à l’aide de témoins de connexions (cookies), afin de vous identifier, de vous localiser ou encore d’effectuer un profilage, cette collecte sera réalisée uniquement si vous consentez à l’activation de ces outils technologiques. En plus de ces témoins, la FMQ a également recours à des témoins qui sont dits « nécessaires » ou « strictement nécessaires » au fonctionnement de notre site web et qui ne peuvent donc pas être désactivés.
Finalité de la collecte et moyens par lesquels nous recueillons des renseignements personnels
La FMQ recueille vos renseignements personnels pour atteindre les objectifs décrits ci-dessous.
• Gérer l’adhésion à la FMQ y compris le paiement des frais ;
• Offrir des cours de perfectionnement de conduite d’une motocyclette;
• Répondre à une demande, fournir un bien ou un service ;
• Recevoir, gérer et traiter les demandes d’information, les demandes d’accès ou les plaintes ;
• Produire des statistiques, des études et des recherches pour toutes collaborations avec des chercheurs ou partenaires ;
• Pour exploiter, maintenir, améliorer et offrir toutes les fonctionnalités du site Web, fournir les services et l’information que vous demandez, répondre aux commentaires et aux questions et fournir du soutien aux utilisateurs du site Web ;
• Sous réserve de votre consentement, comprendre et analyser les tendances d’utilisation et les préférences des utilisateurs de notre site Web ;
• Pour vous transmettre des communications, notamment à de promouvoir des activités et cours de perfectionnement, en conformité avec la loi applicable.
Moyens par lesquels vos renseignements personnels sont recueillis
La FMQ recueille vos renseignements personnels par le biais : site Internet, courriel, témoins de connexion dits « essentiels », formulaire PDF et la plateforme de gestion du membership.
Consentement
En visitant nos sites Internet ou encore en nous fournissant des renseignements personnels (par courriel, en remplissant un de nos formulaires en ligne, par téléphone, par nos réseaux sociaux), la FMQ considère que vous consentez à la cueillette de ceux-ci, mais aussi à leur utilisation et à leur communication aux fins mentionnées ci-dessus.
Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels déjà collectés par la FMQ. Vous pouvez exercer votre droit en communiquant avec nous à l’adresse suivante info@fmq.ca. Le retrait de votre consentement pourrait nous empêcher de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains de nos services.
Par ailleurs, lorsque la FMQ utilise ou communique des renseignements personnels sensibles, nous vous demanderons de manifester de façon expresse votre consentement.
Utilisation et communication
En aucun cas, la FMQ n’utilise ni ne communique vos renseignements personnels sans votre consentement. Toutefois, en certaines circonstances, la FMQ peut être tenu de communiquer vos renseignements personnels, sans votre consentement, aux autorités qui ont le droit de les exiger, pour se conformer à toute ordonnance d’un tribunal ou encore si nous croyons que la communication est nécessaire en raison d’une situation d’urgence mettant en dans la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée ou encore pour prévenir un acte de violence, dont un suicide.
De plus, nous partageons les renseignements personnels de nos membres nécessaires à des fins de communication avec nos partenaires pour permettre à la FMQ de leur proposer des avantages ou des services ou à des fins de recherche et de statistique après avoir obtenu un consentement exprès dans le formulaire de renouvellement de la cotisation et qui peut être retiré à tout moment dans la zone membre. En pareille situation, la FMQ s’assure contractuellement que les tiers respectent la confidentialité de leurs renseignements personnels, ne les utilisent pas à d’autres fins que celles pour lesquelles ils leur ont été communiqués et les gèrent conformément au cadre juridique applicable en la matière.
Conservation des renseignements personnels
La FMQ conserve vos renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été collectés, sauf lorsque la loi prévoit une durée de conservation différente pour répondre aux exigences légales, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales appropriées.
En général vos renseignements personnels sont traités et hébergés au Québec. Toutefois, dans le cas, où ceux-ci seraient communiqués ou hébergés à l’extérieur, la FMQ s’assure que vos renseignements personnels sont protégés de manière adéquate et que le transfert est prévu par entente.
Mesures de sécurité
La FMQ protège vos renseignements personnels par des mesures de sécurité (physiques, techniques ou administratives) appropriées à la nature de ceux-ci, et ce, afin d’éviter qu’une personne puisse y avoir accès, les utiliser, les communiquer à des tiers alors qu’elle n’y était pas autorisée ou encore afin de prévenir les pertes ou toute autre atteinte à la protection de ceux-ci.
Nous avons pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres de notre personnel qui doivent avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder. Nous nous assurons également que les tiers à qui nous communiquons vos renseignements personnels prennent les mesures pour assurer le caractère confidentiel des renseignements que nous lui confions et qu’ils ne les utilisent que pour les fins prévues à l’entente conclue avec lui.
Accès et rectification à vos renseignements personnels
Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient à jour. Veuillez nous informer de tout changement quant à ceux-ci. De plus, vous pouvez soumettre une demande :
• d’accès à vos renseignements personnels ;
• de rectification de vos renseignements personnels ;
• de retrait de votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels ;
• de cessation de la diffusion de vos renseignements personnels, de désindexation ;
• de portabilité ;
en vous adressant par courriel au directeur général, responsable de la protection des renseignements personnels à dgfmq@fmq.ca.
Porter plainte
Nous reconnaissons l’importance de protéger vos renseignements personnels. Advenant le cas où vous souhaitez déposer une plainte quant à la protection que La FMQ accorde aux renseignements personnels qu’il détient, vous pouvez le faire en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à l’adresse suivante : dgfmq@fmq.ca.
Nous contacter
Vous pouvez communiquer avec nous au sujet de la présente Politique de confidentialité ou encore formuler des commentaires, exercer vos droits, déposer une plainte en vous adressant au directeur général, à l’adresse courriel dgfmq@fmq.ca
Date de la politique : Cette politique a été approuvée par le conseil d’administration le 17.10.2023.
